1. Introdução

Este documento descreve a política de preservação digital do Programa SciELO que se aplica aos conteúdos digitais das coleções da Rede SciELO. Além das coleções nacionais e temáticas de periódicos que representam suas principais fontes de informação, a Rede SciELO abrange também os repositórios SciELO Data, o servidor SciELO Preprints e as coleções SciELO Livros. A implementação e o seguimento da política são realizados de modo descentralizado sob a responsabilidade dos gestores das coleções da Rede SciELO.

O Programa SciELO tem por objetivo contribuir para o fortalecimento e ampliação das capacidades e infraestruturas nacionais de comunicação científica. Sua implantação é realizada metodológica e tecnologicamente pelo Modelo SciELO de Publicação que opera, por um lado, como marco de trabalho de política pública de apoio ao aperfeiçoamento e visibilidade de periódicos de qualidade publicados nacionalmente em acesso aberto, e, por outro, como marco de cooperação internacional em prol do desenvolvimento global da comunicação científica em ciência aberta. A preservação é uma das dimensões do SciELO em prol do desenvolvimento de infraestrutura nacional e cooperação internacional.

A gestão e operação das funções do Modelo SciELO de Publicação são realizadas de modo descentralizado por meio do desenvolvimento de coleções de conteúdos de objetos de comunicação de pesquisas na forma de arquivos de textos, dados, códigos e outros. As funções básicas compreendem o controle de qualidade de ingresso e permanência de conteúdos que é realizada por meio da indexação que abrange o controle bibliográfico e bibliométrico dos objetos de comunicação de pesquisas, o armazenamento e preservação, publicação, disseminação e interoperabilidade. Assim, a preservação é parte integral da segunda função básica do fluxo de produção do SciELO, ou seja, os objetos de comunicação são preservados na sua origem nas coleções SciELO.

O Programa SciELO tem como princípios, em primeiro lugar, a conceituação e gestão do conhecimento científico como um bem público global que o caracteriza como programa de ciência aberta, em segundo, o trabalho em rede como meio de cooperação, compartilhamento de recursos e criação de escala para maximizar a visibilidade, facilitar a troca de experiências e a gestão das assimetrias, e, terceiro, a adoção de padrões, boas práticas de comunicação científica e avanços inovadores.

Assim, a preservação dos conteúdos das coleções da Rede SciELO responde, por um lado, aos princípios do Programa SciELO e, por outro, às suas funções operacionais.

2. Objetivos geral e específico

A política de preservação digital do Programa SciELO tem por objetivo geral desenvolver infraestruturas e capacidades de comunicação de pesquisas dotadas de sistemas de preservação segundo padrões e estado da arte que garantem que os conteúdos dos objetos de comunicação das coleções da Rede SciELO estejam disponíveis para futuras gerações segundo legislações, padrões e boas práticas adotadas nacional e internacionalmente.

Os objetivos específicos são:

• desenvolver e operar sistemas de preservação digital orientados aos objetos de comunicação de pesquisa da Rede SciELO de modo sustentável operacional e financeiramente de acordo com o estado da arte de padrões, de melhores práticas, de tecnologias de informação e de segurança;
• dotar todas as coleções da Rede SciELO com preservação digital integrada nos fluxos de produção dos objetos de comunicação de pesquisas;
• promover a colaboração entre as instituições gestoras das coleções da Rede SciELO entre si e com outras instituições nacionais e internacionais de referência em preservação digital.

A política de preservação é alinhada e subordinada à política e objetivos do Programa SciELO.

3. Escopo, características e propriedades

A política, gestão e operação dos sistemas de preservação digital dos objetos de comunicação de pesquisas das coleções da Rede SciELO são estruturadas, continuamente aperfeiçoadas e implementadas em consonância com as seguintes características, propriedades e processos:

Escopo e Proveniência

Os documentos objetos de comunicação de pesquisas das coleções da Rede SciELO nativamente digitais são preservados em todas as suas instanciações de formato e de versões. O SciELO garantirá que a “cadeia de custódia” dos registros mantidos sob sua custódia seja mantida por meio da captura e preservação de metadados descritivos apropriados.

Coleções da Rede SciELO

As coleções da Rede SciELO operam na Web em acesso aberto objetos de comunicação de pesquisas. São elas as coleções nacionais e temáticas de periódicos da Rede SciELO, os repositórios SciELO Data de dados de pesquisa, o servidor SciELO Preprints e a coleção SciELO Livros. As coleções são geridas e operadas de modo descentralizado. Os gestores das coleções são responsáveis pela contextualização e implantação das políticas de preservação do Programa SciELO.

Objetos de comunicação

Objetos de comunicação de pesquisas compreendem diferentes tipos de arquivos de textos completos, dados numéricos, esquemas, mapas, códigos de aplicações de software, imagens, áudios, vídeos e outros tipos de conteúdo digitais que são armazenadas nas coleções da Rede SciELO. Os objetos de comunicação são operados na forma de arquivos.

Princípios Operacionais

• Autenticidade – os documentos são preservados e protegidos de alterações intencionais ou acidentais, corrupção ou perda;
• Integridade – as ações e atividades realizadas sobre os documentos no fluxo de comunicação científica são registradas nos respectivos metadados;
• Confiabilidade – a política, os processos e procedimentos de preservação e suas atualizações seguem padrões e boas práticas, são documentados publicamente a partir de uma página em acesso aberto no portal da Rede SciELO;
• Usabilidade – os documentos preservados são encontráveis, acessíveis, interoperáveis e reutilizáveis de acordo com padrões e boas práticas;
• Acesso aberto – os documentos preservados são de acesso aberto segundo a licença Creative Commons CC0 para metadados e CC-BY para todos os objetos de comunicação de pesquisa.
• Fluxo – a preservação é parte integral do fluxo de comunicação do Modelo SciELO de Publicação e se aplica às diferentes instanciações dos objetos de comunicação de pesquisa;

Marco de Trabalho de Preservação

• Plano de trabalho – documento de planejamento trienal atualizado anualmente que define, organiza e monitora as condições, recursos, resultados esperados e cronograma de atividades da função de preservação. O plano de trabalho do Programa SciELO é contextualizado para as condições de cada coleção;
• Padrão de preservação – os sistemas de preservação digital que implementam a Política de Preservação do Programa SciELO têm como modelo referencial o Open Archival Information System (OAIS);
• Colaboração e Cooperação – o Programa SciELO, por meio dos seus sistemas de preservação digital que envolvem diretamente as coleções da Rede SciELO, se projeta como instituição parceira membro da Rede CARINIANA do IBICT de preservação, membro LOCKSS Network;
• Formatos de arquivos de objetos de comunicação – Os arquivos de objetos de comunicação são estruturados em formatos padrões específicos de cada tipo de coleção, incluindo XML segundo o SciELO Publishing Schema e outros esquemas, PDF, planilhas CSV, planilhas Excel, formatos específicos de bases de dados, diferentes formatos de imagens, áudio e vídeos.
• Metadados – Os metadados de preservação acompanharão todo o ciclo de vida dos objetos de comunicação de pesquisas, registrando as estratégias aplicadas e as mudanças ocorridas. Seguem padrões que permitam o reuso, a interoperabilidade entre sistemas contemplando metadados gerais, descritivos, estruturais, técnicos, de direitos e identificadores persistentes. Os metadados são fontes de informação de curadoria dos objetos de comunicação preservados.
• Segurança – a proteção dos servidores, dos documentos em processo e dos já preservados contra ataques, desastres e defeitos é realizada de acordo com o estado da arte de acordo com a Política de Segurança da Informação do SciELO;
• Backups/Recuperação – os processos de preservação e os conteúdos preservados enquanto parte integral do fluxo de comunicação científica do SciELO têm backups diários de acordo com a Política de Backup e Restauração.
• Sustentabilidade – a preservação dos objetos de comunicação de pesquisas é sustentável operacional e financeiramente como uma função básica dos planos de trabalho e orçamentos trienais do Programa SciELO;
• Indicadores – a evolução e estado da preservação será acompanhada periodicamente com indicadores de número de objetos de comunicação de pesquisas por coleção, tipo de objeto e segundo diferentes atributos;

4. Diretrizes

A política de preservação digital do Programa SciELO se aplica a todos os objetos de comunicação das coleções da Rede SciELO e sua implantação obedece às diretrizes a seguir:

A preservação alinha-se com o estado da arte dos fundamentos e boas práticas de preservação da arquivologia, biblioteconomia e documentação, comunicação científica, gestão de conhecimento, e, tecnologias de informação e comunicação.

A preservação é parte integral das três funções básicas do Programa SciELO operacionalizadas pelo Modelo SciELO de Publicação: (i) indexação bibliográfica e bibliométrica; (ii) armazenamento e preservação dos textos completos, sua recuperação e publicação; e, (iii) disseminação e interoperabilidade;

A preservação segue os três princípios do Programa SciELO: (i) o conhecimento científico entendido como um bem público global; (ii) trabalho em rede em todas as instâncias – rede, coleções nacionais e periódicos; e, (iii) obediência aos padrões, boas práticas e adoção de inovações;

A implementação e seguimento da política é realizada de modo descentralizado com alinhamento às políticas, legislações e normas nacionais e temáticas sob a responsabilidade dos gestores das coleções da Rede SciELO;

A operação da preservação é realizada segundo plano de trabalho atualizado anualmente e contextualizado para o contexto de cada coleção;

Este documento, todos os guias dele derivados e indicadores de número e características dos documentos preservados são disponibilizados em página específica no portal www.scielo.org da Rede SciELO

5. Comitê Consultivo e grupos de trabalho

O desenvolvimento atualizado e implantação da Política de Preservação Digital do Programa SciELO por meio do plano de trabalho, gestão, operação e acompanhamento são assistidas pelo Comitê Consultivo da Secretaria da Rede SciELO, que deverá agendar o tema em pelo menos duas das reuniões anuais para avaliar a adoção, operação e desempenho da preservação e recomendar correções e avanços. A Coleção SciELO Brasil é responsável pela Secretaria da Rede SciELO, organização das reuniões, documentação e seguimento das decisões.

O CC da Secretaria da Rede SciELO poderá estabelecer Grupos de Trabalhos com termos de referência e tempo de operação definidos para analisar questões específicas que afetam a Política de Preservação do Programa SciELO relacionadas com metodologias, tecnologias, gestão, interoperabilidade, legislação etc.

6. Auditorias, indicadores de seguimento e de aperfeiçoamento

A Política de Preservação do Programa SciELO e os sistemas de preservação do Modelo SciELO de Publicação serão submetidos a auditorias periódicas de especialistas e instâncias independentes com vistas ao melhoramento sistemático e alinhamento com o estado da arte em preservação digital.

O seguimento do desempenho da função de preservação do Modelo SciELO de Publicação será conduzido com o apoio dos seguintes indicadores de avanço:

• Evolução do número de coleções da Rede SciELO alinhadas à Política de Preservação do Programa SciELO como função básica dos respectivos fluxos de produção;
• Evolução do número de objetos de pesquisas preservados por coleção segundo diferentes atributos;
• Condições de operação dos repositórios de preservação enquanto a disponibilidade, sustentabilidade e segurança;
• Integração à Rede CARINIANA do IBICT e implementação das recomendações de auditoria.

Os resultados das auditorias e os indicadores de seguimento serão disponibilizados no Portal da Rede SciELO na seção dedicada à preservação digital.